Jakie płatności obejmuje WHT
- Dywidendy wypłacane wspólnikom zagranicznym.
- Odsetki od pożyczek od podmiotów zagranicznych.
- Należności licencyjne — licencje, oprogramowanie, know-how, prawa autorskie.
- Usługi niematerialne — doradcze, reklamowe, zarządcze, przetwarzanie danych i podobne.
Jak legalnie obniżyć lub znieść WHT
- Certyfikat rezydencji kontrahenta — podstawa zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
- Umowy o UPO — obniżona stawka lub zwolnienie dla danego rodzaju płatności.
- Zwolnienia dyrektywowe — dla dywidend, odsetek i należności licencyjnych w grupie, po spełnieniu warunków.
- Należyta staranność — udokumentowana weryfikacja, że odbiorca jest rzeczywistym właścicielem (beneficial owner).
Mechanizm pay & refund
Powyżej 2 mln zł rocznie wypłat do jednego kontrahenta (dla określonych płatności pasywnych do podmiotów powiązanych) działa mechanizm pay & refund: spółka co do zasady najpierw pobiera podatek według stawki krajowej, a o zwrot lub niepobranie występuje się dodatkowo — przez oświadczenie zarządu (WH-OSC) albo opinię o stosowaniu preferencji. Pominięcie tej procedury to jeden z najdroższych błędów w WHT.
Co weryfikujemy
- Które z Twoich płatności zagranicznych w ogóle podlegają WHT.
- Czy masz aktualne certyfikaty rezydencji i poprawnie zastosowane stawki.
- Czy przekraczasz próg 2 mln zł i czy zadziała pay & refund.
- Procedurę należytej staranności i dokumentację beneficial owner.
Najczęstsze błędy
- Zastosowanie obniżonej stawki bez ważnego certyfikatu rezydencji.
- Brak weryfikacji rzeczywistego właściciela — sam certyfikat nie wystarcza.
- Przeoczenie progu 2 mln zł i mechanizmu pay & refund.
- Niezłożenie informacji IFT i deklaracji płatnika w terminie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy certyfikat rezydencji wystarczy, żeby nie pobierać podatku?
Nie zawsze. Certyfikat to podstawa, ale przy preferencjach trzeba jeszcze dochować należytej staranności i ustalić rzeczywistego właściciela płatności.
Kto odpowiada za niepobrany WHT?
Spółka jako płatnik. To na niej ciąży obowiązek poboru, dokumentacji i ewentualna odpowiedzialność za zaległość oraz odsetki.
Czy zakup licencji na oprogramowanie to należność licencyjna?
To zależy od zakresu praw. Licencja użytkownika końcowego często nie jest należnością licencyjną w rozumieniu WHT — ale wymaga indywidualnej oceny umowy.