Stan prawny i harmonogram wdrożenia KSeF były wielokrotnie zmieniane — przed publikacją potwierdź aktualne daty obowiązku dla swojej skali działalności.
Dlaczego to sprawa zarządu, nie tylko księgowej
KSeF wymaga nadania i kontroli uprawnień, integracji z systemem do fakturowania, ustalenia kto i jak wystawia faktury oraz co się dzieje, gdy system jest niedostępny. Błąd w którymkolwiek z tych punktów oznacza, że spółka nie może legalnie wystawić faktury — a to natychmiast uderza w płynność.
Co weryfikujemy w Twojej spółce
- Uprawnienia — kto ma dostęp do KSeF, w jakim zakresie i jak są nadawane (również dla biura rachunkowego).
- Integracja — czy Twój program do fakturowania/ERP wysyła i pobiera faktury z KSeF.
- Faktury zakupowe — kto i jak odbiera faktury kosztowe, by nie zgubić prawa do odliczenia.
- Procesy brzegowe — faktury do konsumentów, korekty, załączniki, oznaczenia.
- Tryb awaryjny i offline — co robicie, gdy KSeF jest niedostępny, i jak dosłać fakturę po czasie.
- Daty graniczne — od kiedy obowiązek dotyczy Twojej spółki przy Twojej skali przychodów.
Najczęstsze błędy
- Potraktowanie KSeF jak aktualizacji programu, bez ułożenia uprawnień i procesów.
- Brak planu na awarię/niedostępność systemu — i fakturowanie staje.
- Niejasny podział ról między spółką a biurem rachunkowym.
- Zapominane faktury kosztowe odebrane w KSeF — ryzyko utraty odliczenia VAT.
Jak wygląda przygotowanie
- Przegląd gotowości — uprawnienia, system, procesy, role.
- Mapa procesu „od zamówienia do faktury” w nowym modelu.
- Procedura awaryjna i instrukcja dla zespołu.
- Ustalenie zakresu współpracy z biurem rachunkowym.
Najczęściej zadawane pytania
Czy biuro rachunkowe załatwi za nas KSeF?
Biuro może wystawiać faktury w Twoim imieniu, ale uprawnienia, decyzje procesowe i odpowiedzialność pozostają po stronie spółki. Trzeba jasno podzielić role.
Co, gdy KSeF nie działa?
Przewidziano tryby awaryjne i offline z obowiązkiem dosłania faktury w określonym czasie. Spółka musi mieć tę procedurę opisaną zawczasu, a nie improwizować w trakcie awarii.
Czy faktury dla osób fizycznych też idą przez KSeF?
Faktury do konsumentów rządzą się odrębnymi zasadami udostępniania. To jeden z procesów brzegowych, które weryfikujemy osobno.
Praktyczną listę kontrolną dla zarządu znajdziesz we wpisie: KSeF dla spółki z o.o. — co zarząd powinien sprawdzić.